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MACROS: Conceptos básicos

 

Esta página intenta ser una guía no solo para el que se inicia en el tema VBA sino también para aquellos que, conociendo el tema, no recuerdan tal o cual instrucción o buscan ampliar sus conocimientos con otros ejemplos.
 

Los temas se encuentran separados en categorías, desde un repaso por las instrucciones básicas, hasta macros más desarrolladas. Desde la sección Ejemplos también se pueden descargar libros con más rutinas.
 

Como casi siempre hay más de una forma de programar un evento, podrán observar que a veces se escribe una línea O la otra. Quiere decir que puedo utilizar cualquiera de las 2. (¡Nunca las 2 juntas!)

 

Los temas están divididos en 2 grupos principales: Conceptos e Instrucciones básicas (ver índice de contenidos en margen izquierdo)

 

 


MACRO:  Una macro es un conjunto de instrucciones escritas en lenguaje Visual Basic, siendo VBA (Visual Basic for Applications) una variante para el paquete Office. 

Este conjunto de instrucciones nos permite automatizar tareas que debemos efectuar periódicamente como así también aquellas que nos pueden insumir tiempo de trabajo (casos como los de comparar datos o filtrar por distintos criterios, etc.)

Ejemplos de tareas que podemos 'programar': ocultar ciertas hojas al abrir el libro, insertar hojas al llenar una celda con cierto dato, control de contenidos antes de imprimir, crear copia del libro antes de guardar, enviar mails a criterio, y tantas otras. Son todas tareas que pueden ser automatizadas mediante rutinas o macros.

NOTA: las imágenes se obtuvieron con Excel 2010 por lo que puede variar en otras versiones.

Excel 2003 o anterior: Las opciones de Macros se encuentran desde menú Herramientas, Macros.

Excel 2007 o posterior: se encuentran en ficha Programador (o Desarrollador). Si esta ficha no se encuentra visible se la activa desde menú Archivo, Opciones, Personalizar Cinta de Opciones y tildar la ficha Programador (o Desarrollador).

 

 

ELEMENTOS DE UNA MACRO: para automatizar una tarea mediante una macro básicamente se necesitan los siguientes elementos:   

1- un espacio de trabajo donde escribir las instrucciones o rutinas que harán esas tareas: el Editor de Macros. A este espacio se accede con el atajo de teclado Alt+F11 o desde el menú Macros.

Una vez en ese 'espacio' del Editor escribiremos o copiaremos las rutinas y sea en módulos, o en el objeto HOJA o en ThisWorkbook, según el tipo de macro como veremos en el tema siguiente.

2- una acción que hará que la tarea programada se ejecute. A esto llamamos  'Eventos' que inician una macro y pueden ser: abrir o cerrar un libro, entrar o salir de una hoja, cambios o selección de celdas, antes de imprimir o guardar, el 'clic' en un botón de comando, al presionar un atajo de teclado, y otros más.   

3- un lenguaje de programación. En Excel utilizamos VBA (Visual Basic para Aplicaciones)

4- Ocasionalmente un formulario llamado Userform donde trabajar para luego volcar los resultados en las hojas.

 

DÓNDE COLOCAR UNA MACRO:  esto dependerá de lo que deba ejecutar nuestra rutina.

Si las instrucciones deben ejecutarse, por ejemplo, al abrir o cerrar un libro, se colocan en el objeto ThisWorkbook (o EsteLibro según la versión).

Si las instrucciones deben ejecutarse al entrar o salir de una hoja o al seleccionar o modificar una celda, se colocan en el objeto Hoja. Estos objetos se encuentran en el margen izquierdo del Editor, en la ventana Proyecto-VBAProyect.

Si nuestra rutina será llamada con un botón, atajo de teclado  o desde otra rutina, se colocará en un módulo (estando en el Editor, menú Insertar, Módulo).

Las instrucciones para los controles de un formulario o Userforms se colocan en la sección Código del mismo formulario.

 

CÓMO EJECUTAR UNA MACRO:  En el punto anterior se menciona que se necesita una 'acción' que dispare o ejecute una macro grabada.
Veamos los distintos casos:

1- Una acción automática resultado de un evento, ya sea a nivel libro, hoja, rango o celda.
En este grupo se encuentran las rutinas que se ejecutan en la apertura o cierre de libro, al entrar o salir de una hoja, al seleccionar o cambiar valores en celda ůSon las que se colocan en el objeto HOJA o ThisWorkbook, como se menciona en tema anterior.

2- Al presionar un botón dibujado en la hoja. Podemos utilizar botones de la barra 'Cuadro de controles o ActiveX' o de la barra 'Formularios'. En versión 2003 se encuentra en Menú Ver, Barras de Herramientas. En versión 2007 o posterior desde la ficha Programador.
Dibujamos el control en la hoja, ajustamos algunas propiedades como texto, tamaño, ubicación. Al hacer clic derecho sobre el control optamos por 'Ver código' o 'Asignar macro' según qué barra de herramientas hemos utilizado.

a-      Cuadro de controles: al optar por 'Ver código' nos llevará al Editor, al objeto HOJA donde se generará automáticamente una rutina con estas 2 instrucciones:

Private Sub CommandButton1_click()
        'aquí escribiremos nuestras instrucciones
End Sub

b-      Formularios: ya debemos tener lista la rutina en un módulo del Editor y la asignaremos cuando optemos por  'Asignar macro'.
Las rutinas para este caso comienzan con 'Sub' y se ven son como este ejemplo:

Sub nombre_rutina()
      'nuestras instrucciones
End Sub

 3- Ejecutar un atajo de teclado: En estos casos tendremos ya una rutina como la del punto anterior (b) en un módulo del Editor.
Volvemos a la hoja Excel, y desde la ficha Programador, grupo Código, Macros, seleccionamos la nuestra desde la lista que se nos ofrece. Presionamos el botón 'Avanzadas' e ingresamos una letra, por ejemplo 't'  (sin las comillas)

Nota: Si Excel ya tiene asignada esta letra la reemplazará por Ctrl+Mayúsc +t Esto significa que en el momento que necesitemos que la macro se ejecute presionaremos juntas las teclas Ctrl + t  (o Ctrl+Mayusc+t)

4- Desde el menú Macros de la ficha Programador, grupo Código: buscamos la macro desde la lista y presionamos el botón Ejecutar.

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